«Если у тебя получилось обмануть человека, это не значит, что он дурак, это значит, что тебе доверяли больше, чем ты этого заслуживаешь.»

— М.

Электронный этикет или как не опозориться на работе

08-050541-email_etiquette
MagMens
Оцените статью

Хотим мы это признавать или нет, электронная почта — часть нашей повседневной жизни. Исследования показали, что среднестатистический американский служащий тратит каждый день около четверти своего времени на работе на написание, получение и проверку электронных писем.

Самое смешное, что большинство людей используют электронную почту годами без какого-либо обучения о том, как это делать. Этикет электронной почты — не так широко преподается в школах или колледжах, особенно трудно это для тех, кто был в школе уже очень давно.

Почти все профессионалы используют электронную почту, но не все из них знают, как использовать электронную почту правильно. Если Вы никогда не учили основы этого этикета или просто хотите освежить их, предлагаем вам пособие о том, как правильно использовать электронную почту.

Напишите четкую и прямую тему письма

Тема письма является первой и, как правило, единственной вещью, которую ваши получатели будут видеть в вашей электронной почте. Нужно сделать ее убедительной и непосредственной, так как ваше письмо могут даже не открыть, если это не так. Сделайте тему как можно более конкретной; примеры удачной темы письма: «Дата встречи изменилась» или «быстрый вопрос об электронных таблицах”.
Важно также, чтобы тема соответствовала содержанию письма. Не отправляйте неактуальные, но цепляющие темы, чтобы захватить чье-то внимание. Вы только разочаруете человека, когда он прочтет Ваш email. Это простой способ потерять доверие.

Используйте правильное приветствие

Ваши приветствия должны всегда быть профессиональным. Вы никогда не должны использовать неофициальные непринужденные выражения типа «Здарова” “как дела” и так далее. Так же я не большой поклонник использования слова “дорогой”; я всегда использую либо “Здравствуйте”, либо “Привет.” Вы также должны всегда обращаться по полному имени.
Кроме того, если Вы обращаетесь к группе лиц, лучше назвать их всех или использовать одно слово для всех, например «коллеги» или «партнеры».

Ваше письмо всегда должно содержать подпись

Если у вас нет электронной подписи на момент прочтения этой статьи, настройте ее сразу, как закончите читать эту статью. Убедитесь, что в ней присутствует ваш адрес и номер телефона. Люди никогда не должны искать способ как войти в контакт с вами. Я много раз сталкивался с ситуацией, когда мне нужно было достать номер телефона клиента или коллеги и я быстро и легко находил всю нужную мне информацию в электронной почте из предыдущих емэйлов.
Так же я имел ряд случаев, когда мне нужно было достать чьи-то данные, но я не мог найти этого, так как люди не имели подписи, и я не смог получить нужную мне информацию вовремя.

Коротко представьтесь

Если вы отправляете письмо кому-то впервые, даже если Вы встречались раньше, не будьте уверенны, что человек, получающий вашу почту знает кто Вы или помнит встречу с вами. Всегда хорошо кратко представить себя людям, даже тем, с которыми вы, возможно, уже встречались. Примером внедрения такой надписи выглядит примерно так: “Здравствуйте, Анна! Это Эрик Сантос, генеральный директор Benchmark Intelligence. Мы встречались с Вами на выставке по продаже оборудования. Я хотел уточнить . . .” Если вы никогда не встречались с этим человеком раньше, то хорошая идея написать немного больше информации о себе.

Когда использовать «Копия»:

Приступаем к реальным основам. «Копия» — англ. Версия СС расшифровывается как «Под копирку». Это способ добавления сразу нескольких людей в переписку. Вы должны использовать данную функцию, когда есть единомышленников, участвующих в дискуссии. Эти люди обычно не были знакомы друг с другом раньше и не должны иметь проблем делиться своим электронным адресом друг с другом.

Когда использовать «Скрытую копию»

Как вы можете догадаться из названия, она работает так же, как и «Копия». Вы можете добавить несколько адресатов, но их адреса электронной почты будут скрыты от других лиц в потоке.
Наиболее распространенная практика использования «Скрытой копии» — это когда люди не знают друг друга лично. Однако, я лично редко пользуюсь Скрытой копией.

Перепроверяйте все

Проверяйте дважды или трижды все сообщения перед отправкой — это супер важно, потому что когда вы его отправите, вы уже не сможете его отредактировать. Всегда читайте ваши письма раз или два раза перед отправкой, чтобы убедиться, что они не содержат каких-либо грамматических ошибок.
Убедитесь в правильности написания имени или названия компании. На самом деле даже важнее не дважды проверить грамматические ошибки, а дважды убедиться, что вы посылаете электронную почту правильному адресату. Также, будьте осторожны с кнопкой “ответить всем”.

Некоторые советы, чтобы помочь вам минимизировать ошибки, которые вы можете допустить:
а) добавляйте получателя электронной почты в поле адреса последним, чтобы убедиться, что Вы не отправляете незавершенное письмо
б) пользуйтесь кнопкой “Отмена”. Это функция в Gmail и Outlook, которая позволяет отменить письмо в течение короткого промежутка времени (меньше минуты) после отправки электронной почты.

askmen.com


Меню