«Как же ты меркантилен, мой друг. Запомни: всё, что можно купить за деньги — уже дёшево!»

— Ошо

Правила деловой электронной переписки

1385373473_electronnaya_perepiska1
MagMens
Правила деловой электронной переписки
5 (100%) 6 проголосовали

Сегодня очень часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через электронное письмо. А чтобы такие контакты были действительно деловыми, и главное – продуктивными, нужно знать конкретные правила деловой переписки. О таких правилах и пойдёт речь в нашем материале.

Каждое письмо – это не только отражение деловой позиции человека, но и его визитная карточка в деловом мире. А визитная карточка должна выглядеть достойно: способствовать эффективной работе и хорошему тону общения с клиентами/партнёрами/коллегами. Ведь по формулировке и оформлению мыслей можно многое сказать о человеке, стоящем за ними. Поэтому этика делового общения так важна при электронной переписке.

1. Рабочий e-mail используется только в рабочих/служебных целях.

Правила деловой электронной переписки

Нужно помнить, что любое письмо, отправленное с офисного рабочего сервера, прежде всего, принадлежит работодателю. Вся входящая и исходящая корпоративная почта сохраняется и может быть в любое время прочитана.

Кроме того, использование рабочего e-mail говорит о серьёзности послания. Так, при деловой переписке лучше использовать почту с адресом, где после электронного амперсанда «@» идёт домен официального сайта компании или частного лица. А вот e-mail с фривольными неоднозначными словечками в адресе подойдёт только для общения с близкими знакомыми.

2. Чётко сформулированная цель послания – 50% успеха всей переписки.

Чёткое понимание того, что отправитель хочет добиться от адресата после прочтения сообщения, какой ответ должен последовать, и какой реакции на послание ждёт в целом, повышает шансы на то, что сам адресат таки правильно поймёт суть изложенного.

Адресат с самого начала должен понять, что, собственно, от него требуется. Если это вопрос – то начинать, как говорится, нужно с главного и постепенно вносить в текст письма второстепенные моменты, уточнения.

3. Поле «тема» не должно оставаться пустым.

В большинстве случаев получатели электронной корреспонденции знакомятся с письмом именно с поля «темы», и потом, в течение нескольких секунд, получатель решает: открывать ему данное письмо для дальнейшего прочтения или нет.

В конце концов, это может быть спам, и адресат имеет полное право, не открыв сообщение, удалить его. Поэтому, во-первых, тема письма должна максимально точно отражать его содержание. Во-вторых, должна быть информативной (не нужно писать в теме что-то вроде «вопрос», «пример», «работа» и т.д.). И, в-третьих, тема должна быть краткой и на 100% конкретной.

При ответе на письма в графе «тема» лучше удалить пометку «Re».

4. Правильная структура письма: приветствие и обращение – показатель уважения к адресату.

Деловое письмо всегда нужно начинать с приветствия и персонального обращения (как минимум в первом за день письме).

Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строчке письма. Это не только проявление вежливости, но и гарантия для получателя, что письмо адресовано именно ему.

Если послание обращено сразу к нескольким адресатам или отправлено в незнакомую компанию, то будет уместно использовать обращение «господа», «уважаемые господа», «коллеги» и т.д.

В 95% случаях деловой переписки к адресату нужно обращаться на «Вы» (с большой буквы). Даже если возраст или статус собеседника позволяет в обыденной жизни обращаться к нему на «ты».

Если письмо имеет значимый или официальный характер, то после обращения используется восклицательный знак. Во всех остальных случаях будет достаточно запятой после имени адресата и продолжения обращения. Точка после имени адресата ставиться редко.

Чаще всего текст письма должен состоять из трех частей:
— Причина для написания письма (повод). Предельно кратко и ясно;
— Последовательное описание вопроса. По сути, информативно;
— Просьбы, предложения решения, выводы, резюме и др.

Кроме того:
— Даже если текст небольшой, но содержит несколько тематических отступлений, его следует разбивать на абзацы;
— Не следует злоупотреблять разнообразными шрифтами, курсивом, выделением цвета и т.д. Всё это может быть слишком агрессивно воспринято адресатом. Лучше всего выделять важную мысль или информацию просто подчёркнутым текстом.

5. В деловой переписке нет места неформальному общению!

Правила деловой электронной переписки

Стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным, без каких-либо эмоций. А если и есть нужда эмоционально выделить вопрос или положение письма, то такая подача мыслей должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма.

Афоризмы, жаргонизмы, сленг и прочие заумные словечки не должны присутствовать в деловом письме. Тем более неуместны в деловой переписке всеми любимые смайлики. Не следует думать, что «прикольная рожица» сможет повлиять на ход переписки или на принятие решения адресата. Скорей наоборот – деловой собеседник не оценит такой скромный юмор. А если всё-таки есть желание «блеснуть извилинами», то делать это нужно рассудительно и понятно, с использованием нормативных слов.

6. Грамотный текст – лицо собеседника!
Безграмотный текст в деловом письме – это серьёзный ляп на репутации и свидетельство необразованности автора. Наличие в тексте разного рода ошибок, в том числе опечаток, дискредитирует деловую репутацию отправителя.

В наше время грамотное владение деловым языком (прежде всего родным) высоко ценится работодателями. Если отправитель не уверен в грамотности своего письма, то текст можно проверить на автоматическом текстовом редакторе, коих сегодня много. Это же касается и писем на иностранном языке: не уверен – проверь через словарь.

Грамотно сформулированное письмо – это значимая часть личного имиджа, показатель профессионализма и просто уровень культурного развития.

И не нужно писать русскими буквами иностранные слова и выражения, которые всегда и везде пишутся латинскими. Например, «ай-ти», «вип-персона» и т.д.

7. Подпись и указание контактной информации – хороший тон.
Прежде всего, такой подход говорит о профессионализме отправителя и о серьезности его намерений.

Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, электронный адрес, адрес сайта. Корректнее всего начинать подпись с «шаблонных», но этикетных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. А вот миленькие обороты вроде «Искренне Ваш(а)» в деловом письме недопустимы.

В большинстве случаев деловой переписки с коллегами и партнёрами (если те хорошо знают отправителя и его контакты) достаточно подписи «С уважением», дальше имя и фамилия.

8. В деловой переписке крайне редко используется «Постскриптум»(P.S.)
Использование «постскриптума» в первую очередь говорит о том, что отправитель не сумел как полагается продумать содержание письма или просто фамильярничает.

9. Флажок «высокая важность» используется только в тех случаях, когда это действительно важно!
Например, когда письмо нуждается в срочном рассмотрении или носит стратегический характер. В таком случае в папке «входящие» у адресата такое письмо будет выделенным. Напрасно злоупотреблять этой опцией не стоит, иначе адресат перестанет оперативно реагировать на письма.

10. Прежде, чем отправить письмо, его необходимо внимательно вычитать.
На наличие ошибок и опечаток. Затем следует проверить понятность, конкретность, информационность и лаконичность текста. Логику и последовательность изложения тоже следует проверять дважды, а то и трижды.

11. В течение рабочего дня ответы на письма должны быть оперативными.
Информирование о получении и прочтения письма — признак проявление уважение к собеседнику. Так, даже если в данный момент у получателя письма нет возможности на него оперативно ответить, то автора письма нужно поставить в известность и пообещать, что в скором времени ответ будет дан.

12. При ответе на письмо следует сохранять историю переписки.
Если ведётся активный диалог, не нужно начинать каждый ответ как новое сообщение. Это как минимум удобно для обоих собеседников.
Но если один конкретный вопрос уже обсуждён, а на повестке дня – другой, следует начать новое письмо. То есть, новая тема – новое письмо.

13. Ответы на поставленные вопросы должны быть информационными и последовательными.
Так, если в письме был запрошен какой-то документ или другой файл, то просто прикрепить необходимый файл к письму будет неправильно. К любому прикреплённому файлу должен быть краткий комментарий или пояснение. Хотя бы: «Высылаю запрошенный Вами документ».

14. Диалог заканчивает тот собеседник, который инициировал электронную переписку.
Если даже все вопросы уже обсуждены, то последнее слово должно быть всё равно за отправителем первого письма. Будет достаточно простых слов благодарности за переписку или вежливого прощания.

15. Не отсылайте письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы.
Два законных выходных в нашей стране никто не отменял, а потому в субботу и воскресенье полученные письма принято не читать, а значит – и не отвечать. Также существует риск, если адресат откроет полученное письмо в выходной день, но не ответит, а потом просто забудет про него или удалит как прочитанное. Важно и время отправки в рабочие дни. Так, после завершения рабочего дня многие не проверяют почту. Ценить и уважать время собеседника – важное условие деловой переписки.

Интересно знать:
Если во входящих сообщениях, в поле прямого адресата («Кому») стоит имя получателя – это значит, что отправитель ждет ответ на свой вопрос;

Если в этом же поле находятся имена нескольких адресатов – это значит, что отправитель ждет ответа от каждого из адресатов, или от любого из них;

Если имя получателя помещено в поле «Копия» – значит отправитель хочет, чтобы адресат просто был в курсе вопроса, но при этом не ждет от него обязательного ответа. Если же по каким-то причинами адресат всё же хочет вступить в переписку, то в таком случае будет уместно начать письмо примерно такой фразой: «Позвольте высказать свое мнение», «Разрешите присоединиться к обсуждению данной темы», «Извините, что вмешиваюсь» и т.д.

Такой инструмент электронной деловой переписки, как поле «Скрытая копия» является наиболее «уязвимым», так как зачастую воспринимается собеседником в качестве тайного контроля, секретной информации и т.д. Так, адресаты, помещенные в поле «Скрытая копия», не видны другим адресатам. А некоторые управленцы, серьёзно относящиеся к этике деловой переписки в своей компании, и вовсе запрещают использование данного поля. Чаще всего поле «Скрытая копия» используется при массовой рассылки информации (например, приглашения).


  • Олег Васильевич

    C тем, что электронное письмо должно иметь четко сформулированную тему, а не набор кракозябр, я абсолютно согласен!

  • swetalana

    Желательно перед тем как отправить письмо уточнить по телефону контакты человека, который ответственен за решение Вашего вопроса. Например, начальника отдела сбыта или маркетинга.

  • Вася

    не работет кнопка поделиться на фб

  • Виталий

    Называется "Вы всё делаете правильно, но это не работает"
    Безусловно, ясность цели и грамотность должна присутствовать. Но письмо, написанное сухим формальным языком c обилием деловых штампов — как минимум будет проигнорировано, а как максимум добавлено в спам.

    Подумайте о важном человеке, которому Вы пишите. У него каждый день десятки таких респондентов, как Вы. Привлечёте ли таким правильным письмом должное внимание? Сомневаюсь…

  • Надежда

    Виталий,полностью с Вами согласна.

  • Georgesob

    xhamsterporno.ru

  • Анастасия

    Замечательная статья. Но, я думаю, его автору тоже стоило бы озадачиться правилами орфографии. Нелепо писать о правилах деловой переписки, делая ошибки в -тся\\-ться.

Меню